|
Kundeprofil LEO Pharma er et dansk medicinalfirma med globalt vækstfokus. Beskæftiger 4.000 medarbejdere fordelt over hovedkontoret i Ballerup og enheder i over 100 lande. Udfordring Et globalt vækstmål på minimum 10% årligt fik mængden af forretningsmæssige projekter, der kræver IT-understøttelse, til at stige stejlt. Dette stillede helt nye krav til projektstyring og koordination. Fordele
Anvendte produkter
|
RESUME
Projektledelse er et afgørende strategisk konkurrenceparameter for moderne organisationer. Det kan de tale med om hos LEO Pharma, der i kølvandet på et ambitiøst globalt vækstmål fik behov for at kunne styre en eksplosivt voksende projektportefølje endnu bedre. De igangværende og fremtidige projekters succes er i høj grad med til at afstikke den vej, som den 4.000 mand store medicinalkoncern kommer til at gå globalt i fremtiden. Derfor var det kritisk for virksomheden at se på, hvordan den bedst kunne effektivisere og optimere styringen af projektporteføljen. Processen drives af en specielt oprettet funktion i koncern-IT, der er placeret i det danske hovedkvarter i Ballerup.
SITUATIONEN
LEO Pharmas mål om en global vækst på minimum 10% årligt har øget investeringen i opkøb, nye produkter, etablering af nye enheder i forskellige lande m.v. Det har fået mængden af forretningsmæssige projekter, der kræver IT-understøttelse, til at stige stejlt. Fra ca. 7 projekter årligt, har koncern-IT pt. over 40 igangværende projekter - og ganske mange flere i pipelinen. Med den øgede projektstyrings- og koordinationsopgave gav det derfor ikke længere mening fortsat at se hvert projekt, og hver projektleder, som en ø - eller at styre projektporteføljen via regneark.
"Vækststrategien kan kun gennemføres, hvis vi har overblik over projekterne. Vi skal kunne se eventuelle afhængigheder til andre projekter, timings-mæssige sammenfald, overlap - og en række faktorer, der kan påvirke projektets fortsættelse," forklarer IT-direktør Bo Hegner, LEO Pharma. Han så derfor et behov for at udskifte regneark med et professionelt projekt- og porteføljestyringsværktøj, der hurtigt kunne rulles ud, og bruges i den globale organisation - fordi han, som han siger, "kunne se hvor udviklingen meget, meget hurtigt ville bære virksomheden hen." Desuden har virksomhedens stadigt stigende brug af interne og eksterne projektressourcer gjort ressourcestyring på tværs af lande til et fokusområde.
LEO Pharmas koncern-IT, der er placeret i hovedkvarteret i Ballerup lidt udenfor København, fik til opgave at drive aktiviteten. Til dette formål blev der oprettet et særligt projektkontor, ledet af Project Office Manager Charlotte Pihl, der siger: "Vi havde brug for et værktøj, der kunne give både projektkontoret, projektlederne samt den øvrige del af IT-organisation overblik over projektaktiviteterne. Samtidig skulle det være nemt for projektledere at registrere projektinformationer, status m.v. ét sted - og ligeså nemt for projektkontoret at opsamle og rapportere på disse data til ledelsen og den øvrige organisation.
LØSNINGEN
LEO Pharma har fået en Microsoft Project Server 2010 løsning, der kan samle styringen af alle globale projekter ét sted. Løsningen, der er leveret af konsulenthuset Projectum, gør det nemt for projektledere, brugere og projektkontor at registrere og finde data, registrere tidsforbrug, rapportere via Excel Professional Services - samt dele informationen med teams, styregrupper og andre i organisationen.
Projektlederne registrerer projektoplysninger og statusrapporterer i PPM Systemet (Project Portfolio Management) via en klient på deres pc og en webapplikation, der også bruges af godt 100 andre IT-medarbejdere.
I dag er følgende værktøjer sat i drift: Porteføljeoverblik, tidsregistrering, oprettelse og vedligeholdelse af projekter , overblik over projektstatus og nøgletal samt rapportering. Potentielle udvidelsesmuligheder kunne være at implementere værktøjer, der gør det nemt at opsamle projektideer, ressourcestyring samt simulering af FTE´er og cost vs. benefits.
Løsningen anvendes i første omgang i det danske hovedkvarter. Men på lidt længere sigt vil Microsoft Project Server 2010-løsningen blive rullet ud i organisationen. Charlotte Pihl forklarer: "Der er stor interesse i vores internationale organisation for at bruge løsningen - ikke alene til IT, men også til andre forretningsområder. Hvor hurtigt det sker, er et spørgsmål om timing - samt systemperformance. Det forventes, at tre-fire lande vil komme til at bruge værktøjet aktivt i det daglige arbejde. De øvrige lande vil få view-adgang. Samtidig ser Bo Hegner og Charlotte Pihl en oplagt mulighed for integration til økonomi- og tidsregistreringssystemer og samarbejdsværktøjer.
Om samarbejdet med Projectum siger Charlotte Pihl: "Projectum har været en god samarbejdspartner. I LEO Pharmas projektgruppe trak vi på deres kompetencer indenfor teknologi, rådgivning og brugeruddannelse. Deres rådgivning fokuserede på hvilken opsætning, der skulle til, for at opfylde vores behov. Projectum kom med forskellige løsningsmuligheder, så vi kunne finde den helt rigtige. Det var værdifuldt, fordi vi ikke i forvejen kendte systemets mange muligheder. Der var - som i andre IT-projekter - også lidt udfordringer. Vi havde to primære konsulenter tilknyttet fra Projektum. De er meget kompetente, og var samtidig med til at skabe en god stemning ved projektimplementerngen. De har også efterfølgende hjulpet os med videreudvikling med systemtilpasninger og rapporteringsfaciliteter. Hele projektet er leveret indenfor budget og tidsramme, med go-live efter 3 måneder fra opstarten."
Bo Hegner tilføjer, at han ser en fordel i at samarbejde med en specialist med et bredt erfaringsgrundlag: "Den viden, som Projectum har kunnet overføre til os fra tilsvarende opgaver, har klart været værdifuld for os."
FORDELE
|
"Det er ultimativt at have et projektstyringsværktøj, som projektlederne selv kan opdatere" |
"Overblik når som helst, og hvor som helst, samt at vi har fået skabt en motor for vækst gennem en mere professionel eksekvering af porteføljen." Sådan ser Bo Hegner og Charlotte Pihl fordelene ved løsningen og samarbejdet med Projectum. Bo Hegner giver et par eksempler: "Det tager fx et øjeblik at se aktive projekter og projekt-pipelinen. Herigennem har vi fået et bedre beslutningsgrundlag på tværs af porteføljen. Vi kan nemt observere, hvilken fase forskellige projekter befinder sig i. Det er en fordel i forhold til fx ressourceflaskehalse, at vi med et par klik ser, hvor mange projekter, der befinder sig i den tidlige startfase, i konstruktionsfasen, i go-live fasen - og hvilke projekter, der er lukket. Dette overblik medvirker til, at vi kan planlægge afviklingen af de enkelte projekter bedre. Og når vi når lidt længere frem, får vi også mulighed for at bruge Microsoft Project Server 2010-løsningen til at planlægge og styre ressourcer endnu mere effektivt end i dag," fastslår han.
Charlotte Pihl tager tråden op, og peger på, at løsningen har gjort det meget nemt for IT-medarbejderne at finde oplysninger om et projekt - uden at involvere projektledere. Det sker via en webapplikation, der giver adgang til information, alle steder, hvor der er en internetforbindelse. På den måde kan alle IT-medarbejderne nemt se fx projektets scope, hvem er projektejer, strategisk fokus og tidshorisont etc.
Og, understreger hun: "Det er jo ultimativt at have et værktøj, som projektlederne selv kan opdatere i - fremfor, at vi fra projektkontoret skal ud og indsamle og indtaste data hver måned. Det sparer tid og giver mærkbare administrative fordele."
Netop projektledernes nemme adgang til at styre alle deres egne aktiviteter ét samlet sted, vil ifølge Bo Hegner "være stærkt medvirkende til at eksekveringen af det enkelte projekt bliver endnu mere professionel."
Charlotte Pihl fremhæver desuden, at projektlederne ved at vælge et specialudviklet visningsoverblik hurtigt kan se hvilke projekter, de er ansvarlige for - uden at skulle lede igennem den lange projektportefølje.
Det enkelte projekt kan nemt følges via oversigtsbilleder, der fx via trafiklys-farvesymbolik viser status ud fra parametrene tid, økonomi og kvalitet. "Et enkelt klik - så kan du straks se projektstatus," siger Charlotte Pihl. "Det sparer tid at have projektdata samlet i ét system i forhold til, at vi fra projektkontoret månedligt skulle rundt hos projektlederne for at indhente disse informationer i regneark m.v.."
LEO Pharma valgte som en del af løsningen at bruge tidsregistreringsværktøj, der kan vise IT-organisationens tidsforbrug på projekter, administration og andre udviklingsopgaver. "Det giver mulighed for bedre at balancere og styre måden, som ressourcerne bruges på," siger Charlotte Pihl.
|
"Et effektivt og stærkt værktøj til at kommunikere om vores projekter og vores projektportefølje" |
Charlotte Pihl peger på, at projektkontoret gennem nem adgang til porteføljeoverblik, projektinformation, kombineret med status på projekterne og tidsregistrering også har meget bedre mulighed for at rapportere på porteføljeniveau. "Det er fantastisk at kunne gå til møde med finansdirektøren, og på stående fod kunne tilgå systemet og derved besvare spørgsmål vedr. projektbudgetter etc. for projekterne. Alt sammen på en overskuelig og effektiv måde via en bærbar pc - hvor man blot kan gå ind på webapplikationen og se hvad der er registreret af information på et givet projekt," siger hun.
Målet er at Microsoft Project Server 2010 skal bruges til at indsamle og styre alle globale projektbehov.
"Der er ingen tvivl om at løsningen fra Projectum er en bidragsyder til, at Koncern-IT kan bidrage til at LEO Pharma kan nå sine vækstmål," fastslår Bo Hegner.
