Med en global markedsandel på knap 40 procent er Nokia uden sammenligning verdens største producent af mobiltelefoner. Hvert eneste år sender koncernen et stort antal nye modeller på markedet, og hvert eneste produkt skabes i en af de 11 udviklingsafdelinger verden over.
Udfordringen
På Frederikskaj i København arbejder således mere end 1.000
ingeniører og teknikere på at udvikle nogle af de Nokia-produkter,
kunderne kan se i forretningerne om et års tid eller to. Men hvor
de fleste brugere opfatter deres mobiltelefon som en sammentømret
enhed, så foregår udviklingsarbejdet ad en række parallelle spor.
Det fortæller Per Honoré, der er supportmanager for en række af
Nokias R&D-afdelinger - herunder den, der ligger i
København.
- Et hold beskæftiger sig med design, et andet hold med hardware og
andre igen udvikler antenner, software eller noget helt femte.
Samtidig er der gang i flere forskellige udviklingsprojekter på en
gang, forklarer han.
- Opgaven går derfor ud på at koordinere samtlige projekter, så de
alle har de rigtige ressourcer og specialister til rådighed på
rette tidspunkt. Ellers opstår der flaskehalse, hvilket kan sinke
udviklingsarbejdet og i sidste ende koste på bundlinjen. For
eksempel hvis vi ikke er i stand til at sende en bestemt model på
markedet efter planen, siger Per Honoré.
Koordinationsarbejdet er imidlertid en kompliceret øvelse. Ikke
mindst taget i betragtning, at Nokia løbende reviderer sine
udviklingsplaner måneder eller år ud i fremtiden.
- Derfor skal ledelsen på forhånd kunne gennemskue de præcise
konsekvenser af en beslutning, siger Per Honoré.
Han tilføjer dog, at denne planlægningsproces traditionelt har
været en temmelig omstændelig affære, der kunne tage uger at
gennemløbe og ikke altid var lige retvisende. Primært fordi den
københavnske udviklingsafdeling ikke havde værktøjer, der samlede
information og konsekvensberegning på et helt overordnet
niveau.
- Sidst i 2006 var der derfor et stærkt ledelsesmæssigt ønske om at
få bedre overblik over ressourcefordelingen i udviklingsafdelingen
i København, og vi havde tydeligvis behov for et
projektstyringsværktøj til at løse opgaven, sammenfatter Per Honoré
i dag.
Løsningen
|
- Microsoft Office Project er de-facto standard indenfor sin
genre, og samtidig havde vi i nogle år anvendt produktet flere
steder i organisationen. Derfor kendte medarbejdere med
projektansvar allerede til Microsoft Office Project 2007, og det
var oplagt at fortsætte i samme spor, konstaterer Per Honoré.
Men eftersom Project 2007 kun blev anvendt på filniveau, var det
ikke velegnet til at sammenkøre informationer fra hele
organisationen.
- Derfor valgte vi Microsoft Office Project Server 2007 som
grundlag for vores planlægnings-løsning. Men ikke uden først at
have brugt to måneder på at definere vores behov og skitsere en
ekstremt enkel brugermodel, der afspejlede løsningens helt eksakte
anvendelse, forklarer Per Honoré.
- Det var den eneste måde, hvorpå vi kunne sikre bred opbakning fra
ressourceejere og projektledere, der i sidste ende skulle fodre
systemet med data. Indbyggede vi for mange funktioner, risikerede
vi derimod at gøre brugerne så forvirrede, at løsningen reelt ikke
ville finde tilstrækkelig bred anvendelse, uddyber han.
Den rent IT-tekniske fremgang var enkel; implementeringen forløb
fuldstændig smertefrit og over blot to dage først i 2008. Herefter
gik foråret med en række afprøvninger, ligesom der blev sat en
skæringsdato for, hvornår det var obligatorisk at registrere de
relevante projektdata i systemet.
- Men vi kræver faktisk ikke særlig meget. Projektledere skal for
eksempel primært registrere opnåede milestones i forhold til
udviklingsmodellen samt status for de enkelte builds. Ligeledes
skal ressourceejerne vurdere, hvor mange personer med en bestemt
kompetenceprofil, han skal bruge til at nå en bestemt milestone
forklarer Per Honoré.
Fordele
Den virkelige lakmusprøve var imidlertid, om Project Server
2007-løsningen leverede data, der kunne anvendes i operativ
sammenhæng, siger Per Honoré. Men det gjorde den, konstaterer han
med en beretning fra et af de første prioriteringsmøder, han selv
overværede i foråret 2008, hvor en lille gruppe ledere skitserede
og simulerede forskellige scenarier i Project Server 2007.
- Efter blot en time havde arbejdsgruppen bedre overblik over
samtlige konsekvenser af at prioritere det ene udviklingsprojekt
frem for et andet. Tidligere ville det have taget mindst 14 dage at
nå samme resultat, fordi der først skulle hentes informationer ind
fra de enkelte projektejere, siger Per Honoré.
- Allerede her var løsningen en kæmpe succes og giver mulighed for
langt bedre ressourcestyring end førhen, tilføjer han.
Efterfølgende erfaringer har blot styrket denne konsensus, og i dag
stoler både ledelse og projektfolk længere nede i organisationen på
løsningen. Hvilket i sig selv er med til at fremme både anvendelsen
og - hermed også - validiteten af de ledelsesinformationer, der
trækkes ud af systemet. Samtidig er løsningen så nem at anvende, at
de fleste brugere har kunnet være med fra dag ét, for
"brugermanualen fylder godt og vel en A4-side," siger Per
Honoré.
- Der er meget positiv opmærksomhed om løsningen, også fra
koncernniveau. Bedste vidnesbyrd er vel i virkeligheden, at Nokias
udviklingscentre i Ulm og Beijing er ved at forberede en
tilsvarende Project Server 2007-løsning, så de får samme fordele
som i København. Samtidig vil en implementering der betyde, at det
bliver muligt at flytte projekter og udviklingsressourcer mellem de
enkelte centre på en langt mere smidig facon, bemærker han.
Per Honoré understreger dog, at løsningen også kan anvendes i
bredere forstand, endda med ganske lille indsats.
- Det vil for eksempel være oplagt at anvende løsningen til at
simulere omkostninger og materielanvendelse indenfor R&D eller
andre grene af virksomheden. Det er jo - populært sagt - blot et
spørgsmål om at omdefinere parametre og måleenheder til at handle
om dollars og fysiske ressourcer i stedet for medarbejdere med
bestemte spidskompetencer, siger Per Honoré.
Endelig fremhæver han, at Project Server 2007-løsningen har vist
sig overordentlig stabil i drift.
- Der er afsat halvanden fuldtidsstilling til vedligehold og drift,
hvortil kommer det udviklingsarbejde, Microsoft-partneren Projectum
foretager. Ressourceforbruget er med andre ord minimalt, og det må
vel siges at være imponerende for et værktøj, der er så essentielt
og nyttigt for vores forretning, siger Per Honoré.
